Organisation de l’entreprise

L’organisation de l’entreprise, c’est la façon dont sont découpées les activités au sein d’une structure. Celle-ci est fondamentale et elle fait partie de la gestion d’entreprise.

Une bonne organisation ne nécessite pas forcément d’investissement financier mais nécessite souvent un fort investissement humain.

L’organisation de l’entreprise est un des facteur clé de l’optimisation de l’a rentabilité. Une bonne organisation participe aussi à la pérennité de l’entreprise. Si on sait qu’en cas d’absence, l’entreprise va continuer à fonctionner, si l’on sait que tout sera fait à temps, il est plus simple de faire confiance, et la charge mentale du dirigeant et du personnel s’en trouve grandement allégée. (je sais, ce n’est pas si simple 😉 et je sais aussi que dans les faits, l’organisation de l’entreprise est une tâche complexe).

Organisation de l'entreprise - Exemple flux de vente

La souplesse de l’organisation

L’organisation dans les petites entreprises doit être souple. Idéalement il faut que plusieurs personnes puissent faire une activité. Cela évite de bloquer le fonctionnement de l’entreprise si une personne est absente.

Je sais très bien qu’il est difficile et fastidieux d’écrire les processus pour chaque tâche mais cela peut éviter le blocage en cas de soucis.

Dans les petites entreprises, on peut aussi, et cela est même parfois conseillé, externaliser un risque. Je pense par exemple à la gestion informatique, qui peut être traitée en interne mais reprise en cas d’absence du référent par une entreprise extérieure.

Autre fait important, trouver les points faibles dans l’organisation pour se concentrer dessus. Les points qui bloquent toutes les décisions et qui retardent les autres travaux.

Imaginons par exemple que le dirigeant souhaite relire tous les devis mais qu’il prend beaucoup de retard. On peut imaginer qu’il ne validera que les devis d’un certain niveau de complexité. Cela lui allègera la tâche et fluidifiera l’organisation interne à l’entreprise.

La mesure de l’organisation de l’entreprise

Une facette de la gestion c’est de mesurer l’activité de l’entreprise. Cette mesure se fait avec les données chiffrées de l’entreprise (factures, recettes, dépenses, trésorerie,…) Mais on peut mesurer ce que l’on veut.

Pour reprendre l’exemple précédent on peut mesurer le temps et le coût de réalisation d’un devis. On mesurera le temps entre l’appel prospect, et l’envoi du devis, le nombre d’heures passées à faire le devis, et les dépenses liées au devis (coûts de déplacement,..).

La mesure permet d’évaluer l’organisation, on peut améliorer un délai trop long, mais c’est encore mieux de pouvoir mesurer l’amélioration. Même une mesure imparfaite pourra donner des tendances qui valideront les améliorations.

Organisation humaine

Les outils numériques pour l’organisation

L’organisation, les gains, les mesures sont valorisés à l’aide d’outils informatiques qui existent (très souvent) sur le marché.

Je fais une veille permanente pour trouver les meilleurs outils pour chaque entreprise tout en restant parfaitement indépendant. Les outils doivent correspondre aux besoins de l’entreprise. Pour cela on commence toujours par élaborer un cahier des charges avec les besoins des utilisateurs et de l’entreprise. Il est important ici de pouvoir chiffrer ce qu’ils apportent concrètement.

Ensuite la mise en place doit se faire en impliquant chaque employé et chaque membre de la direction. Un outils numérique doit être partagé et adopté par l’ensemble des utilisateurs.

De nombreux outils sont simples, et permettent de simplifier la vie des acteurs de l’entreprise. En simplifiant, en optimisant on obtient toujours des gains de rentabilité. En diminuant le temps passé, on dégage du temps pour faire d’autres activités. En simplifiant les processus on diminue très souvent la charge mentale du dirigeant mais aussi des employés.

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