Cela peut parâtre basique, mais c’est le point de départpour bien gérer son entreprise. Il faut savoir où se situent les documents de l’entreprise.
Il faut bien trier les documents papiers, et savoir les retrouver rapidement. Utiliser des classeurs de couleurs, des chemises
Il faut également bien trier les documents informatiques et savoir les retrouver rapidement. Cela implique souvent de les renommer et de créer des dossier de rangement. On peut aussi utiliser une GED (Gestion Électronique des documents) souvent utile si plusieurs personnes partagent les documents.
Je conseille aussi de numériser l’ensemble des documents papiers. Cela permet de les retrouver facilement.
Une fois que tout est trié, rangé, numérisé, il faut commencer par suivre les recettes, les entrées financières présentes. Concrètement, il faut suivre la facturation (s’assurer que l’ensemble du travail vendu est bien facturé, et que l’ensemble des factures sont bien payées. on compare donc la facturation à la trésorerie (le compte en banque).
Concernant les dépenses, il faut s’assurer que toutes les factures sont payées et que tous les paiements ont une facture correspondante.
Pour aller plus loin, on peut concevoir un prévisionnel de trésorerie et d’achats dépenses selon les besoins spécifiques pour bien gérer votre entreprise.
Je rappelle toujours que chaque suivi et chaque tableau de suivi doit avoir une utilité et doit être utilisé. Car chaque suivi demande soit une investissement humain soit un investissement financier et souvent les deux.
Les trois premières étapes sont nécessaires à une bonne gestion d’entreprise. Cette quatrième étape, permet de regrouper les mesures que l’on a créées en utilisant les données collectées avant.
Ici, vous regroupez les informations pour suivre vos activités, votre organisation.
Vous devez créer des tableaux de bords pour suivre les postes importants qui vous permettront de bien gérer votre entreprise. Vous avez des difficultés de trésorerie, créez un tableau vous indiquant en temps réel où vous en êtes des paiements clients et fournisseurs. Anticipez les difficultés.
Vous avez un résultats trop faible à la fin de l’année par rapport à votre chiffre d’affaires? Créez un suivi de vos chantiers en le comparant à ce que vous aviez prévu. Vous êtes toujours en retard, suivez le temps passé entre un devis accepté et la facturation.
Suivre les indicateurs que vous créez vous permet de les améliorer. Vous ne pouvez pas vous fier à votre ressenti, il peut être faux.
Le suivi des indicateurs, ne les fera pas s’améliorer, mais chaque action que vous mènerez, va les faire évoluer et vous pourrez suivre l’efficacité de vos actions terrains.
Les tableaux de bords ne seront pas optimisés tant que vous ne pourrez pas suivre vos heures et celles de vos équipes. Un bon suivi de vos heures vous permettra d’analyser vos erreurs, de voir à quels niveaux il est nécessaire de faire de améliorations et vous permettra de bien gérer votre entreprise.
Par exemple: vous pouvez suivre le temps mis pour faire un devis. Vous pouvez suivre le nombre de jours, mais aussi le temps passé par chacun. Une fois ces données recueillies et suivies, vous pourrez faites les modifications nécessaires. Imaginons que le devis soit envoyé par mail et que cette action prenne 15min, il faut mettre le devis au format pdf, le télécharger sur le bureau de l’ordinateur, écrire le mail et trouver l’adresse mail et insérer la pièce jointe.
Il faudra envisager de trouver un ERP qui permet d’envoyer directement le devis par mail, si vous faites 10 devis par jour. Cet exemple est volontairement simple, mon métier n’est pas de révolutionner les entreprise, c’est de mettre en place des moyen simple qui simplifient la gestion de l’entreprise.
Ce sont ces actions qui font évoluer l’organisation de l’entreprise.
Une fois que tout est en place, que les chiffres clefs sont suivis, vous allez vite vous rendre compte que votre entreprise est constituée de plusieurs activités, de plusieurs directions, que l’on peut la découper pour avoir des informations plus pertinentes.
Vous verrez aussi que le découpage de vos activités est très souvent évident, par contre la mise en place dans la pratique, est beaucoup moins simple. Il y a Michel, qui fait un peu de tout, Il y a l’atelier qui sert habituellement pour telle activité mais pas toujours. Il y a cette machine qui sert aux activité 1 et 2, et cette autre machine qui sert aux activités 2 et 3. Il faut distribuer toutes les ressources, il faut même distribuer les stocks (celui des fournitures et des matières, mais aussi celui des encours) et enfin il faut distribuer les factures clients et fournisseurs.
Tous ces choix, ces partages vous permettent de suivre chaque activité. C’est nécessaire pour savoir où vous pouvez vous améliorer, savoir parfois ce qu’il faut faire. Ce sont ces données qui vous permettront de bien gérer entreprise.
Cette étape est nécessaire pour les gros chantier ou pour les gros projets. Cela vous permettra d’éviter de perdre trop d’argent ou d’en gagner plus.
Cela vous permet aussi, en analysant les écarts, de voir si vous avez mal estimé les coût en faisant le devis. Cela permet à toutes les équipes de progresser: les achats, le bureau d’étude, les chargés d’affaires, les techniciens, le dirigeant, les frais généraux. Il est nécessaire d’impliquer tout le monde dans les améliorations possibles pour bien gérer votre entreprise.
Les mesures, le suivi, les évolutions, les prévisions: tout cela sert à bien gérer votre entreprise. Gérer son entreprise c’est faire en sorte qu’elle fonctionne bien, qu’elle soit pérenne.
Cependant, il est nécessaire aussi d’avoir une vision à plus long terme pour son entreprise. Pour moi, la stratégie, c’est mettre en place les actions pour atteindre le but que l’on s’est fixé à moyen ou long terme.
La stratégie a un côté intuitif mais il est nécessaire de la valider par les chiffres. Le budget révisionnel est nécessaire pour pouvoir élaborer votre stratégique. Quel sera l’impact de tel investissement, quel sera l’impact d’un nouveau salarié, quels seront mes besoins financiers?
Ces évaluations ou simulations seront des aides précieuses à la décision et vous permettront de savoir où vous allez. Par la suite vous pourrez utiliser le prévisionnel pour suivre votre activité et le comparer en analysant les écarts.
Les tableaux de bords, les suivis, l’implication de l’ensemble de l’entreprise permet d’améliorer la structuration et l’organisation de l’entreprise.
Cela passe toujours par des actions simples et concrètes qui simplifient la vie des salariés.
Une bonne organisation passe aussi par un ensemble de tâches qui doivent être bien exécutées. Ces tâches simple peuvent sembler fastidieuses quand on est pressé et que l’on manque de temps, mais permettent une meilleures organisation et font gagner du temps à aux autres salariés et à l’ensemble de l’entreprise à long terme.
Exemple toutes les factures reçues sont scannées dans le logiciel et rangées dans le classeur rouge après avoir été tamponnées. Si le temps passé est trop long et crée un point de difficulté, on peut imaginer l’achat d’un scanner plus performant qui fera gagner du temps et aidera simplement à bien gérer l’entreprise.
